ResourceSpace Migration und strukturierte Datenübernahme
Die ResourceSpace Migration umfasst die Bestandsanalyse, Bereinigung und strukturierte Übernahme von digitalen Assets und deren Metadaten aus bestehenden Quellsystemen in die neue DAM-Umgebung.
Die Ausgangssituation vor der Migration
Ein neues Digital Asset Management System entfaltet seinen Wert erst, wenn die relevanten Medien darin verfügbar und auffindbar sind. Der einfache Copy-Paste-Transfer von Dateien ist jedoch selten zielführend. In bestehenden Systemen wie Fileservern, SharePoint, Dropbox oder Google Drive verbergen sich oft historische Altlasten: unzählige Dubletten, kryptische Dateinamen, veraltete Versionen und fehlende Lizenzinformationen.
Nicht jede bestehende Ordnerstruktur sollte unverändert übernommen werden. Ein DAM wie ResourceSpace strukturiert Dateien primär über Metadaten, nicht über tiefe Ordnerhierarchien. Eine unreflektierte Übernahme alter Strukturen führt dazu, dass die alten Probleme lediglich in ein neues System verschoben werden.
Nutzen einer strukturierten Medienmigration
Eine professionell geplante Migration bietet die Chance zum "Frühjahrsputz" in Ihren Datenbeständen:
- Datenqualität: Durch Bereinigung von Dubletten und veralteten Versionen steigt die Relevanz der Suchergebnisse im neuen System.
- Auffindbarkeit: Das Mapping alter Ordnerstrukturen auf neue Metadatenfelder (Taxonomien) macht Dateien verlässlich durchsuchbar.
- Rechtssicherheit: Nutzungsrechte und Lizenzinformationen werden während der Migration systematisch erfasst und den Assets zugeordnet.
- Nutzerakzeptanz: Wenn Anwender im neuen System vom ersten Tag an die gewohnten (aber nun aufgeräumten) Dateien finden, steigt die Akzeptanz enorm.
- Betriebssicherheit: Ein strukturierter Prozess mit Testmigration und Rollback-Planung verhindert Datenverlust und lange Systemausfälle.
- Speicheroptimierung: Durch das Aussortieren von Datenmüll sinken die Anforderungen an den Speicherplatz im neuen Hosting.
Unser Vorgehen bei der Datenübernahme
Bestandsanalyse und Inventur
Wir analysieren die Quellsysteme (z.B. Fileserver, SharePoint, alte Bilddatenbanken). Wir erheben Datenvolumen, Dateiformate, Ordnerstrukturen und identifizieren potenzielle Probleme wie Sonderzeichen in Dateinamen oder korrupte Dateien.
Metadaten-Mapping
Wir definieren, wie die Informationen aus dem Altsystem in ResourceSpace abgebildet werden. Beispielsweise kann ein alter Ordnername "Pressebilder_2023" in die Metadatenfelder "Kategorie: Presse" und "Jahr: 2023" übersetzt werden.
Bereinigung und Qualitätsprüfung
Gemeinsam mit Ihren Fachbereichen definieren wir Regeln für die Bereinigung. Dubletten werden identifiziert, nicht mehr benötigte Assets (z.B. abgelaufene Lizenzen) werden von der Migration ausgeschlossen.
Testmigration
Wir führen eine Migration mit einem repräsentativen Teilbestand der Daten in einem Testsystem durch. Dies dient der Validierung des Metadaten-Mappings und der Überprüfung der Import-Skripte.
Delta-Migration und Go-Live
Nach erfolgreicher Testmigration erfolgt die initiale Übernahme (Initial Load). Kurz vor dem Go-Live werden in einer Delta-Migration nur noch die Dateien übertragen, die seit dem Initial Load im Altsystem geändert wurden, um Ausfallzeiten zu minimieren.
Abnahme und Dokumentation
Nach Abschluss der Migration erfolgt eine stichprobenartige Qualitätskontrolle. Der gesamte Migrationsprozess, inklusive Fehlerprotokollen (z.B. nicht lesbare Dateien), wird transparent dokumentiert.
Typische Quellsysteme
Wir unterstützen die Migration aus vielfältigen Quellsystemen in ResourceSpace:
- Fileserver und Netzlaufwerke: Übernahme von Verzeichnisstrukturen als Metadaten oder Sammlungen.
- Microsoft SharePoint: Export von Dokumenten und Bildern inklusive der in SharePoint gepflegten Spalten (Metadaten).
- Cloud-Speicher (Dropbox, Google Drive): Strukturierter Download und Import der dort abgelegten Assets.
- Bestehende Bilddatenbanken und andere DAM-Systeme: Export der Binärdateien und der dazugehörigen Datenbankinformationen (meist via CSV/XML/JSON) und Import in die ResourceSpace-Datenbankstruktur.
- Lokale Festplatten: Strukturierter Upload von dezentral verteilten Medienbeständen aus verschiedenen Abteilungen.
Häufig gestellte Fragen zur Migration
Die Dauer hängt primär vom Datenvolumen, der Netzwerkgeschwindigkeit und der Komplexität des Metadaten-Mappings ab. Die Konzeption und Testphase dauert meist einige Wochen. Der reine Kopiervorgang kann bei großen Datenmengen (mehrere Terabyte) durchaus einige Tage in Anspruch nehmen.
Nein, ResourceSpace speichert die Originaldateien unverändert ab. Es werden lediglich zusätzliche Vorschaubilder (Derivate) generiert und Metadaten in der Datenbank (oder optional in den Datei-Headern) gespeichert.
Ja. ResourceSpace kann so konfiguriert werden, dass es beim Import automatisch in den Dateien eingebettete Metadaten (wie EXIF-Daten von Kameras oder IPTC-Daten aus Photoshop) ausliest und in die entsprechenden Datenbankfelder übernimmt.
Wir empfehlen meist, starre Ordnerstrukturen durch flexible Metadaten abzulösen. Ein Ordner "2023/Marketing/Kampagne_X" wird dann in ResourceSpace nicht als Ordner angelegt, sondern die darin enthaltenen Bilder erhalten die Metadaten Jahr=2023, Abteilung=Marketing, Projekt=Kampagne_X. Alternativ können Ordner auch als "Sammlungen" (Collections) abgebildet werden.
Ja. Durch das Konzept der Delta-Migration können Sie im Altsystem weiterarbeiten, während wir den Großteil der Daten bereits im Hintergrund übertragen. Lediglich für den finalen Umschaltzeitpunkt (Cut-over) wird ein kurzes Wartungsfenster (Freeze) benötigt, in dem im Altsystem keine Änderungen mehr vorgenommen werden dürfen.
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