ResourceSpace vs. SharePoint: Der Systemvergleich
"Wir haben doch SharePoint, wofür brauchen wir noch ein DAM?" Diese Frage hören wir in vielen IT-Projekten. Obwohl beide Systeme Dateien speichern, verfolgen sie grundlegend unterschiedliche Konzepte.
Zwei Systeme, zwei Einsatzzwecke
Microsoft SharePoint ist der unangefochtene Marktführer im Bereich der Dokumentenkollaboration und des Intranets. Wenn es darum geht, gemeinsam an Word-Dokumenten, Excel-Tabellen oder PowerPoint-Präsentationen zu arbeiten, ist SharePoint (in Verbindung mit Microsoft Teams) die erste Wahl.
Ein Digital Asset Management (DAM) System wie ResourceSpace hingegen ist hochspezialisiert auf die Verwaltung, Konvertierung und Bereitstellung von visuellen und fertigen Medien (Bilder, Videos, Layout-Dateien, freigegebene PDFs).
Die Entscheidung lautet in der Praxis selten "Entweder-oder", sondern "Welches System für welchen Zweck?".
Der direkte Vergleich
Wann SharePoint an seine Grenzen stößt
SharePoint ist hervorragend für die "Work in Progress"-Phase. Wenn ein Team gemeinsam an einem Konzept schreibt, ist es das perfekte Tool. Wenn es jedoch um die Verwaltung von Medien geht, zeigen sich im Alltag typische Schmerzpunkte:
- Der "Ordner-Wahnsinn": In SharePoint werden Bilder meist in Ordnern wie "Marketing/2023/Kampagne_Sommer/Bilder/Final" abgelegt. Sucht ein Nutzer ein halbes Jahr später nach "Bild Strand", findet er es nur, wenn der Dateiname das Wort "Strand" enthält. In ResourceSpace findet er es über die Metadaten, unabhängig vom Speicherort.
- Fehlende Bildbearbeitung: Ein Redakteur benötigt ein hochauflösendes TIFF-Bild als kleines JPEG für die Website. In SharePoint muss er das 50-MB-Bild herunterladen, in Photoshop öffnen, konvertieren und wieder hochladen. ResourceSpace bietet diese Konvertierung direkt beim Download an.
- Externe Zusammenarbeit: Die Freigabe eines SharePoint-Ordners für eine externe Werbeagentur ist oft ein IT-Ticket-Albtraum. In ResourceSpace kann der Marketing-Manager mit zwei Klicks einen sicheren, zeitlich befristeten Upload-Link für den Fotografen generieren.
Die Lösung: Sinnvolle Koexistenz
Die Best Practice in vielen Unternehmen ist die klare Trennung der Systemverantwortlichkeiten:
SharePoint (Work in Progress)
Nutzen Sie SharePoint für die tägliche Zusammenarbeit. Hier liegen die internen Projektpläne, die Budgetkalkulationen (Excel), die Entwürfe für Pressetexte (Word) und die internen Meeting-Protokolle. Es ist der Arbeitsraum für unfertige Dokumente.
ResourceSpace (Single Source of Truth)
Nutzen Sie das DAM für finale, visuelle Assets. Hier liegen die hochauflösenden Logos, die finalen Produktbilder, die abgenommenen Image-Videos und die druckfertigen InDesign-Dateien. Es ist das Schaufenster für freigegebene Medien.
Integration beider Welten
Die Systeme können miteinander verbunden werden. Beispielsweise können finale Präsentationen aus SharePoint automatisch in ResourceSpace archiviert werden, oder Bilder aus ResourceSpace können über Web-Links in SharePoint-Intranetseiten eingebunden werden, sodass sie sich bei Änderungen im DAM automatisch im Intranet aktualisieren.
Systemlandschaft optimieren
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